L’IA dans l’éducation et la formation : supports préparés, dossiers administratifs pris en charge
La conception pédagogique et l’administratif se disputent le même temps, et c’est toujours l’administratif qui gagne. L’agent prend en charge les écrits et les supports pédagogiques.
Les trois natures de travail du secteur éducation & formation.
Supports et contenus pédagogiques
Dossiers administratifs et qualité
Intervenants : contrats, frais, absences
Ce que l’agent fait, concrètement, en éducation & formation.
Préparer supports et contenus pédagogiques
Déroulés de séance, supports de cours, exercices et évaluations rédigés à partir de vos programmes et de vos supports existants, dans votre charte. L’agent adapte un support à un public ou à une durée, et l’équipe pédagogique relit et ajuste.
Tenir les dossiers administratifs et la qualité
Conventions et devis de formation sur vos modèles, convocations, attestations et feuilles d’émargement préparées, dossiers de la démarche qualité tenus avec la version en vigueur de chaque procédure. La préparation d’un audit commence par une base documentaire retrouvable.
Administrer les intervenants
Contrats et avenants des formateurs et vacataires sur vos modèles, signature électronique, notes de frais de déplacement, congés et absences, attestations employeur, annuaire à jour. Ce que le secrétariat tenait par e-mail vit dans une application par sujet.
Et ce qu’on lui confie le plus souvent.
Il travaille sur vos propres documents et vos propres modèles.
- Préparation de dossiers OPCO et de financement
- Gestion documentaire des sessions (convocations, émargement)
- Rédaction de supports pédagogiques
Et les 22 applications tiennent le reste.
Congés, arrêts de travail, notes de frais, contrats, signature. Les mêmes partout : les obligations d’employeur ne changent pas.
Une session de formation, de la convention à l’attestation
Le dossier administratif d’une session, tenu sans classeur, et les supports préparés à côté.
- 1
La convention et le devis
À partir de votre modèle et des données du client, l’agent du service formation prépare la convention et le devis, dans vos formes, avec les mentions attendues par le financeur. Le responsable relit, corrige, envoie en signature.
- 2
Les convocations et l’émargement
Convocations préparées depuis la liste des participants, feuilles d’émargement produites pour chaque séance, courriers sur votre papier à en-tête. Chaque document repart du précédent.
- 3
Les supports
Déroulé de séance, support et exercices sont préparés à partir de vos programmes et de vos supports existants, dans votre forme. Le formateur garde la main sur le contenu pédagogique ; l’agent met en forme et décline.
- 4
La clôture
Attestations de fin de formation produites, dossier de la démarche qualité complété avec les pièces de la session. Les intervenants vacataires ont leur contrat sur vos modèles et déclarent leurs frais depuis l’espace.
Ce que nous demande le secteur éducation & formation.
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