L’IA dans une société de services : propositions, relances, et un back-office qui ne mange plus le temps client
Le back-office absorbe une part du temps qui devrait aller aux clients : propositions, comptes rendus, relances, administration du personnel. C’est exactement le périmètre que vOSagents couvre des deux côtés.
Les trois natures de travail du secteur services.
Propositions, comptes rendus, relances
Relation client tenue, sans y passer les soirées
Administration du personnel de bout en bout
Ce que l’agent fait, concrètement, en services.
Rédiger propositions et comptes rendus
À partir de vos propositions passées et du brief d’un rendez-vous, l’agent prépare la proposition suivante dans votre forme, puis le compte rendu de réunion envoyé au client le jour même. Vos consultants relisent, ils ne recommencent pas.
Tenir la relation client
Relances de devis et de factures adaptées à l’historique de chaque client, réponses aux demandes courantes préparées depuis votre messagerie, fiches client à jour dans votre CRM. L’agent lit et écrit dans les outils que vous avez déjà, il n’en ajoute pas un.
Administrer le personnel
Contrats et avenants sur vos modèles, congés et arrêts, notes de frais et ordres de mission, entretiens professionnels, attestations employeur, données RH tenues à jour. Une société de services vit de ses gens : l’administration qui les concerne tient dans une application par sujet.
Et ce qu’on lui confie le plus souvent.
Il travaille sur vos propres documents et vos propres modèles.
- Rédaction de devis et de propositions commerciales
- Relances de facturation et de paiement
- Réponses de premier niveau aux clients
Et les 22 applications tiennent le reste.
Congés, arrêts de travail, notes de frais, contrats, signature. Les mêmes partout : les obligations d’employeur ne changent pas.
Du rendez-vous à la proposition, puis à la relance
Le cycle qui fait vivre une société de services, sans y passer les soirées.
- 1
Le compte rendu du rendez-vous
Après le rendez-vous, le consultant dicte trois points au chef de projet virtuel : besoin, contraintes, calendrier. L’agent du service commercial rend un compte rendu structuré et l’envoie au client, après confirmation.
- 2
La proposition
À partir de vos propositions passées et du compte rendu, il prépare la proposition suivante dans votre forme : contexte, démarche, équipe, planning. Le prix reste à votre main, il n’en met pas.
- 3
La signature
La proposition acceptée part en signature électronique, et le dossier de preuve est conservé. L’agent prépare le message d’envoi ; il ne part qu’après votre confirmation.
- 4
Les relances
Devis sans réponse, factures échues : les relances sont préparées avec le ton adapté à l’historique de chaque client, et vous les validez une par une. Une tâche programmée peut faire le tour chaque lundi.
Ce que nous demande le secteur services.
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